ささきーやです。
外に干した服を着ると、くしゃみや目のかゆみが辛い時期になってきました。今年はなかなか花粉症が厳しいようです。
さて、本日のお題。
なんでもそうですが、何かを行うときに目的を理解して行っているでしょうか。もしくは、自分の中で何かしらの動機は理解できているでしょうか。
どんなに良い仕組みがあったとしても、その仕組みを正しく運用できていなければ意味がありません。
では、仕組みを正しく運用するためのポイントは何でしょうか。
それこそが、一つ一つの行動をなぜ行っているのか、その行動にどのような意味があるかを理解することだと考えます。
チェックリストを利用するのは運営していく上での1つの答えになりますが、リストを埋めていくだけでは単なる作業になってしまいます。
リスト作成者がなぜそのチェックリストを作ったのか、本当に項目はそれだけで良いのかを考えて、運用する側の人間がリストを更新していかねばなりません。
作業にはだいたい上の工程と下の工程があります。
自分が行っている部分だけなら一切問題なく見えたとしても、実は下の工程の人が困っていることがあるかもしれません。
それでは、チェックリストを埋めていても意味はあまりありません。完全にチェックしていても、問題が発生しているのですから。「やったつもり」になっていることと同義なわけです。
下の工程の人が困っていることまで把握できると、チェックリストそのものを更新することが効率化につながるよね、という議論ができる可能性があります。
なぜ自分はそのチェックリストを用いているのか？
そもそもなぜその作業は必要なのか？
その観点で物事を考えていくと、作業自体の効率化につながるアイデアが生まれてきます。
場合によっては、いわゆるECRSの観点で物事を見た場合に、実はやらなくても誰も困らない作業なんじゃないか？ という発想にたどり着くかもしれません。
全体を考えた際に、業務効率化で最も大きな効果を生むのは作業そのものをなくすことです。
今回は下の工程を考えることで業務についての理解度を深めようねという話ですが、業務についての理解度が深まった結果リストの見直しや、そもそも作業そのものをやめる可能性に思い当たったとき、あなたの職場の効率化はぐっと進みます。
また、作業の意味を考えることは実は動機付けとも深い関わりがあります。
昔から話されている有名な話です。
煉瓦を積んでいる人に対して、「あなたは何をしているんですか？」という質問がありました。イソップが元のようですが、諸説あるので積むものは石だったり色々変わります。
一人は、煉瓦積みと答えました。
一人は、壁を作っていると答えました。
一人は、歴史に残る偉大な大聖堂を作っていると答えました。
今では、どの答えが良いと断定をすることはむつかしい時代です。
煉瓦を積むことに命をかけている人もいるでしょう。その人はスペシャリストで、その人がいないと良い壁は作れないかもしれません。
ただ、なんとなくつまらない作業を毎日まいにち、ずーっとしている、なんて考えているようだったら、その作業が何につながっているのか、誰かの為になっていることを考えたら少しはやりがいが出てくるのかもしれません。
では、本日はここまでです。また、日々の仕事で気になったことから少しでも何かが良くなることを考えていきたいと思います。ご覧いただき、ありがとうございます！
